The Group, set up in 2005, has gathered and integrated the experience of the Quality Project Group, set up in 1991 within the Italian Quality Control Association (AICQ) for supplier qualification and inspections.


The Supplier Inspection Group, hereinafter referred to as "GIF" or "Group", is established.
The Group has its pro tempore head office in Milan, Viale Ranzoni no. 1.


2.1 The main purpose of GIF is the promotion of the culture of quality in the scientific field and more specifically it operates for:
a) The development and implementation of activities to support the quality requirements of the phar- maceutical, chemical, raw material production, cosmetic, food, medical devices and medical-surgical devices sectors;
(b) the performance of joint audits to verify GMP requirements and standards in the pharmaceutical sector, suppliers of raw materials (APIs and excipients), packaging materials, services (transport, storage, laboratories, IT systems, etc.), and sectors in the same industry
c) The training and professional development of representatives of the companies associated with the Group (hereinafter referred to as "Associates");
d) Collaboration with the "Quality and Suppliers" Study Group active within AFI (Associazione Farmaceutici Industria, with headquarters in Viale Ranzoni, 1 - 20149 Milan), making available its professional resources and expertise for the development of guidelines and the organisation of seminars and conventions;
e) Further purposes may be defined in relation to new specific regulatory requirements.
2.2 Any and all profit-making purposes are excluded from the aims of the GIF.


3.1 The GIF has the objective of pursuing the "Social Purpose" and of carrying out all the initiatives suitable for the implementation of the points described in Art. 2.
3.2 Associative Activities
The Associative Activities involve all Members and can take place in physical presence, remotely, in streaming mode via web, and in mixed mode (in presence and streaming simultaneously).
By way of non-exhaustive example, they are as follows
a) General Meetings (Ordinary and Extraordinary)
The Ordinary General Meeting is convened once a year at the beginning of the year, the Extraordinary General Meetings whenever necessary, or whenever at least one tenth of the members make a reasoned request.
b) Meetings of the Board of Directors
These involve only the members of the Executive Board and are intended to define, direct and harmonise the Group's activities; the frequency depends on specific needs.
c) Operational meetings
These are convened by the Coordinator in order to manage activities operationally. The frequency is variable according to the specific activities in progress.
3.3 Audits
The audits (art. 2.1.b), in compliance with the approved procedures, are carried out jointly by at least 2 auditors, GIF Associates, belonging to different Companies, who are qualified according to the procedures defined by GIF.
Excluded are the Associates who, although they meet the requirements, are not formally delegated through the "Agreement on the shared audit programme on suppliers of raw materials, packaging materials and services affecting quality" and "Variations to the shared audit programme agreement" by the member companies.
The documentation used during the audits is specifically prepared and officially approved by the GIF, correctly identified and kept up-to-date with the regulatory references.
The audit reports, subject to the formal written authorisation of the inspected Company, are made available to all the Group's Associates in a controlled manner, as provided for by a specific procedure, with the exclusion of the Associates not delegated by the Companies. The reports, once received by the individual companies, become part of their Quality System and can therefore be distributed to their associates, exhibited during internal and external inspections, distributed to national and foreign authorities and regulatory bodies, should they request it.
3.4 Training
Training is provided for Associates on specific topics relating to the Group's activities, in addition to the exchange of experiences, opinions and continuous updating on reference standards and guidelines. The Group may use the advice of external companies for training.
The aim is professional growth, the increasing sharing of knowledge and the deepening of various topics. Particular attention is paid to good manufacturing practices.
3.5 Other
The GIF may also carry out any other lawful activity related to the purposes of the Association.
The GIF may carry out other operations deemed necessary and in any case appropriate for the achievement of the corporate purpose.
The GIF shall maintain and extend contacts with companies, bodies and more generally with the world of work through its delegates.
Unless otherwise provided for by law, it is absolutely forbidden to distribute profits, operating surpluses, funds, reserves or capital, directly and/or indirectly.


4.1 GIF's Members can be natural persons who share and accept the institutional aims of the Group and the related implementation methods, provided that they represent companies and experts who, on a personal basis, work in the field of good manufacturing and quality practices. Admission is subject to explicit application, approval by the Executive Board and payment of the membership fee established annually.
4.2 Participation in the various sectors of activity of the GIF is free and open to all Members.
4.3 The number of Members is unlimited, with a minimum threshold of ten represented companies.
4.4 The Members are divided into:
a) Ordinary Members: representatives of companies, appointed by signing the "Letter of Agreement on Joint Audits"; they may participate in all the Group's activities, their admission is subject to the approval of the Board of Directors and the payment of the ordinary membership fee.
b) Extraordinary Members: the Qualification is conferred exclusively by the Assembly of the Members, on the proposal of the Executive Committee, for merits acquired in the promotion, enhancement and execution of the activities of the GIF: they are exempted from the payment of the membership fee.
4.5 The Members are obliged to participate in the activities according to Art. 5.
4.6 The Members are eligible for social offices in the manner and under the terms provided for by the Statute, they can be appointed as responsible for one or more social bodies, be part of sub-groups that will be formed within the Association and coordinated by the Executive.
4.7 Members are entitled to make voluntary contributions in addition to the membership fee, within the framework of the Group's normal development programmes.
4.8 The membership fee is paid in a personal capacity on behalf of the company and is non-transferable.
4.9 The membership fee shall be paid by 31 March of each year.


5.1 Participation in the activities of the GIF is open to all Ordinary and Extraordinary Members.
Extraordinary Members cannot take part in the execution of audits and have access to reports only on the express mandate of a member company.
5.2 In order to be admitted as a member of the GIF, an application must be submitted to the Executive Committee, using the forms in use, available on the Group's website, signed by the applicant. The Executive Committee, having ascertained that the applicant has the requisites provided for by the articles of association, shall accept the applications. The sum indicated in the certificate or receipt of payment attached to the application shall be returned if the Executive does not accept the application for membership due to the lack of requirements.
5.3 The Members undertake to participate in the activities related to the achievement of the strategic objectives, defined by the corporate bodies, to implement the operational plans, in compliance with the shared rules, to promote and spread the GIF, to support its initiatives, also within the companies they come from.
5.4 The Members undertake to collaborate with the Executive; they have the right to participate in the Ordinary and Extraordinary Assemblies; they are eligible for social offices.
5.5 With the exception of the provisions of Article 5.1, Members have equal rights and cannot claim more rights than others by virtue of their more active participation in the life of the Association, of any additional contributions paid, or of having made goods of any kind available on a temporary or permanent basis.
a) No remuneration is due to the Members or to those who hold office in the Association. The Board of Directors may, however, establish the reimbursement of expenses incurred by Members or Councillors charged with carrying out activities in the name and on behalf of the Group.
b) In the event that the Group should promote initiatives that involve more one-sided activities and/or specific collaboration relationships on the part of the Members, these shall be regulated by specific agreements that define the economic aspect of the respective commitments.
5.7 The Members undertake to maintain behaviours consistent with the aims, strategies and activities of GIF, to use the information deriving from it in a controlled way, avoiding potential conflicts of interest.
5.8 Each Ordinary Member undertakes to collaborate in the elaboration, updating and implementation of the annual plan of inspections, to give priority to GIF audits and to participate at least in one inspection every two years.


6.1 Exclusion as an Associate is foreseen for the following reasons
a) Violations of the provisions of the Memorandum of Association and the Statute;
b) Activities in contrast with the aims of the GIF, or in case of significant actions in the name and on behalf of the Group, without the prior consent of the Executive Committee.
c) Total or partial non-fulfilment of the duties sanctioned in Article 5.
d) Failure to pay the annual fee.
e) Failure to participate in inspection activities for 3 consecutive years (Ordinary Member).
f) For any reason, even if not expressly indicated, which is not considered congruous with the membership of the GIF, at the discretion of the Executive Committee.
g) The exclusion, deliberated by the Executive Committee by simple majority, is officially notified to the interested party by e-mail, explaining the reasons, and reported in the minutes of the first meeting.
6.2 The member may renounce his/her membership at any time by notifying the Board of Directors in writing.
6.3 In the event of termination of the power of attorney by the Company, the Member and the Company shall notify the Executive Committee without delay.
6.4 In the aforementioned cases, the Associate is not entitled to the reimbursement of membership fees and other contributions paid to the Group, nor is he or she entitled to any of the Group's assets.


a) The Assembly of the Members;
b) the Executive Committee;
c) the Chairman;
d) the Vice-President
e) the Coordinator;
g) the Secretariat;
h) the Treasurer/Administrator.
The legal representation of the Association is the responsibility of the President of the Board of Directors and, in case of his unavailability or impediment, of the Vice-President.


8.1 The Assembly, composed of all the Members, is ordinary or extraordinary.
8.2 The tasks of the ordinary Assembly are to
a) Renew, at their natural expiry, by simple majority, the social offices.
b) Approve the annual economic-financial balance sheet and related accounting documents, prepared by the Treasurer/Administrator.
c) Ratifying the annual membership fee set by the Board of Directors.
d) Approving the annual budget.
e) Evaluating the annual report of the social and cultural activities of the previous year, deciding and approving corrective measures, directives, objectives, and proposals for the development of the social activities.
8.3 The tasks of the Extraordinary Assembly are to
a) Approve amendments to the articles of association;
b) exercising control over the company officers, recalling and sanctioning them in the event of inefficiency and/or irregularities in management;
c) Exercising control over individual Members, reporting to the Executive Committee any conduct that is not congruent with the Statutes and the aims of the GIF;
d) Deliberate anything that is not within the competence of the ordinary assembly;
e) Deliberate the dissolution of the GIF.
8.4 The Meetings are convened for the purpose of:
a) Update the Members on the inspection activities of the GIF
b) Facilitate discussion among the Members in order to highlight the difficulties emerged during the inspection activities
c) Ratify procedures, internal regulations, operational documents, as defined by the Executive;
d) Hold training sessions for members, also conducted by third parties, authorised by the Executive Board
e) Promoting the creation of sub-groups to organise seminars or write articles on topics of interest to the members.
a) The Ordinary Assembly is convened at the beginning of the calendar year by the Co-ordinator-Rector, delegated by the Board of Directors, with written notice to each Member of at least ten days before the date fixed.
b) The Extraordinary Assembly shall be convened in the same manner whenever it is necessary to approve documents, establish activities, inform/update, also at the request of at least one quarter of the entitled to vote.
c) General Assemblies and operational meetings are called by means of written communication in electronic format indicating time, date, place and Agenda.
a) All Members who are duly registered with the Group have the right to vote in the ordinary and extraordinary assembly.
b) The right to vote may be exercised by means of a formal proxy issued to another Associate present.
c) Each delegate may not represent more than five delegating Members.
a) Voting shall take place on a "per capita" basis.
c) The resolutions of the Assembly in ordinary session are passed in first call by a majority of votes and with the intervention of at least half of the members.
At the second convocation, an absolute majority shall be required, irrespective of the number of participants.
d) The resolutions of the Assembly in extraordinary session are taken with the presence and the majorities provided for ordinary assemblies.
Resolutions shall be passed on first and second convocation:
- for the amendment of the statutes and for the dissolution of the Association by majority vote and with the favourable vote of at least 66% of those present;
e) The resolutions of the Assemblies are brought to the knowledge of the Members by means of minutes sent by e-mail. A copy of the minutes shall be kept at the headquarters of the Group.


a) All Members may be members of the Board of Directors; any Member may apply for membership.
b) The Board of Directors is elected by simple majority by the Ordinary Assembly and is divided into the following areas
- Presidency - Legal representation
- Coordinator
- Treasury
- Documents and procedures
- Auditor assessment
- Secretariat
With one person responsible for each area, assisted in this task by other elected members of the Executive Board.
The same member of the Executive Board may hold other positions on the Executive Board.
c) The members of the Board of Directors remain in office for three years and may be re-elected without a term limit.
d) The co-ordinator convenes the Board of Directors.
e) The co-ordinators of any subgroups shall attend the meetings on convocation by the Executive Board.
f) The resignation of more than half of the members of the Executive Board shall result in their removal from office and the convening of an extraordinary meeting for new elections.
The Board of Directors is responsible for the management of the Group:
a) Checking the annual Economic and Financial Budget, prepared by the Treasurer/Administrator.
b) Defining strategies and objectives and ensuring coherent management.
c) Define procedures, internal regulations, operational documents;
d) Approve strategies for the promotion, development, training and accreditation of the GIF and synergies with third-party bodies or associations.
e) Direct and supervise delegated operational activities.
f) Supervise the execution of the Assembly resolutions.
g) Approve the admission or revocation of Members and prepare the candidatures to replace those who have resigned from office.
h) Authorising changes in assets (legacies, donations, oblations, various contributions).
i) Signing contracts relating to social and cultural activities.
j) Proposing membership fees to the Assembly.
a) In the event of the resignation or permanent impediment of a Board member with the titles of President, Vice-President, Treasurer or Secretary, the Board of Directors shall assign the vacant position to one of the elected Board members.
b) The resignation of the absolute majority of the Board members at the same time automatically causes the Board to fall from office.
c) The resigning or lapsed Board remains in office for the performance of the ordinary administration until the election of a new Board.
d) Within 90 days of the resignation or lapse of office, an Extraordinary Assembly must be convened to elect a new Board.


The office is conferred by the Assembly of the Members. He shall be chosen among the Members for his personalities, proven authority, experience and prestige.
a) He shall remain in office for 3 years and may be re-elected, without limitation of terms.
b) He is the legal representative of the Group.
c) He collaborates in defining strategies and objectives and in external relations.
d) He collaborates with the Group in the supervision of activities and in external relations.
e) He/she is part of the Board of Directors.
f) The office of President does not require payment of membership fees.
g) He may hold other offices within the Group.
h) Supervises the administrative and economic management of the GIF, and signs its acts.
i) Stipulates any contracts connected with the management and the social activity, subject to the decision of the Executive Committee.


The Vice-President is appointed by the President from among the members of the Executive Committee, remains in office for 3 years and may be re-elected.
In the event of the President being unavailable or prevented from performing his duties, he is responsible for the legal representation of the Association.


He is elected by a simple majority from among the members of the Executive Committee, remains in office for 3 years and may be re-elected.
a) Supervises and manages the operational activities.
b) Convokes and chairs the Board of Directors, the Periodic Meetings and the Assemblies of the Members.
c) He/she draws up and sends to the Members the relevant minutes.
d) It is responsible for the execution of resolutions and the application of directives.
e) He organises and coordinates the drafting and updating of official documentation.


The Treasurer is elected by simple majority by the Assembly, remains in office for 3 years and may be re-elected.
a) He/she shall see to the regular keeping of the cash book and other accounting documents relating to the economic activity of the Group.
b) He is authorised to collect membership fees, issuing regular receipts, and to make payments for goods purchased and services received.
c) It makes executive the resolutions for the acceptance of donations, oblations, legacies, coming from Public and Private Bodies, from other subjects not in conflict of interest with the aims of the Group.


The Head of the Secretariat is elected by a simple majority of the Assembly.
a) He remains in office for 3 years and may be re-elected.
b) He maintains the archives and documents and is responsible for the controlled distribution of reports and related documentation.
c) He/she shall manage the software supplied to the GIF for the management of joint inspections and documentation.

Art. 15 - INSPECTORS (Auditors)

All the Associates may hold this office on the basis of their specific knowledge, skills, qualifications, according to the criteria defined by the GIF and according to the delegations of the respective companies. Individuals or persons with potential conflicts of interest with the inspection activity are excluded.


16.1 The Treasurer/Administrator, in collaboration with the Legal Representative of the Group, shall draw up the annual economic and financial statement, which shall be submitted to the Executive Committee for examination.
16.2 The content of the financial statements must be clear and transparent, and must show the general income and expenses, as well as those relating to fundraising activities as per article 18.
16.3 The annual economic and financial report shall be submitted by the Board of Directors to the Ordinary Assembly of Members for approval. If the Board of Directors deems it necessary, an illustrative report of the accounting results shall be attached to the financial statements.
16.4 The accounts must be approved within six months of the end of the calendar year to which the accounts refer.
16.5 The financial statements and the illustrative report shall be sent to the Members at least 15 days before the date set for the convocation of the Ordinary Assembly for approval, so that each Member may examine them as appropriate.
16.6 The approved financial statements with their annexes shall be kept at the headquarters after the resolution of approval and sent to the Members together with the minutes of the Assembly.
16.7 The Assembly shall decide on the preparation of a budget if it deems it necessary in relation to the size of the Group's activities, or if it deems it appropriate. The Board of Directors and the Treasurer shall be responsible for drawing up the budget.
16.8 The financial year coincides with the calendar year.


The revenues necessary to cover the expenses incurred or to be incurred for the operation of the Group are as follows:
a) Ordinary membership fees.
b) Income from bequests and donations.
c) Donations and contributions resulting from allocations by the State, Regions, Local Authorities and other Public and/or Private Bodies.
d) Income from occasional public collections, also following the offer of goods and services of modest value to donors, provided that these are offered in conjunction with celebrations, anniversaries or awareness campaigns.


The Group's assets are made up of the income deriving from the contributions of the Founding Members paid at the time of the Group's constitution, the other income referred to in art. 18 and the goods and rights that have been purchased or acquired with the income for the achievement of the social purposes.


19.1 The Group is dissolved if the number of member companies is less than 10.
19.2 The Extraordinary Shareholders' Meeting that decides on the dissolution will instruct the Executive Committee, in turn, to close all the Group's activities and to liquidate them.
19.3 In the event of the dissolution of the Group, all the assets of the Group, existing at the date, shall be devolved to other organisations pursuing the same or similar aims or for public benefit, after consultation with the controlling body provided for by law, or shall be otherwise devolved in accordance with prevailing legal provisions.
19.4 For anything not provided for in these Articles of Association, reference shall be made to the laws and regulations of the State on the specific subject.

APPROVED by the Extraordinary General Meeting of GIF Members on 10 February 2021



Il Gruppo, costituito nel 2005 ha raccolto ed integrato le esperienze del Gruppo Progetto Qualità, nato nel 1991 nell’ambito dell’Associazione Italiana Controllo Qualità (AICQ) per la qualifica e le ispezioni ai fornitori.


È costituito il Gruppo Ispezioni Fornitori, denominato nel prosieguo “GIF” o “Gruppo”

Il Gruppo ha la sede pro tempore in Milano, Viale Ranzoni n. 1.


2.1 Il GIF ha come scopo principale la promozione della cultura della qualità in ambito scientifico e più in particolare opera per:

a) Lo sviluppo e la realizzazione di attività di supporto alle esigenze qualitative del settore farmaceutico, chimico, di produzione delle materie prime, cosmetico, alimentare, dei dispositivi medici e dei presidi medico-chirurgici;

b) L’esecuzione degli audit congiunti di verifica dei requisiti GMP e delle norme pertinenti il settore farmaceutico, fornitori di materie prime (API ed eccipienti), materiali di confezionamento, servizi (trasporto, stoccaggio, laboratori, sistemi informatici, etc), e settori dello stesso comparto

c) La formazione e l’aggiornamento professionale dei rappresentati delle aziende associate al Gruppo (di seguito “Associati”);

d) La collaborazione con il Gruppo di Studio “Qualità e Fornitori” attivo nell’ambito dell’AFI (Associazione Farmaceutici Industria, con sede in Viale Ranzoni, 1 - 20149 Milano), dando disponibilità di proprie risorse professionali e competenze per l’elaborazione di linee guida e la realizzazione di seminari e convegni;

e) Ulteriori finalità possono essere definite in relazione a nuove specifiche richieste normative.

2.2 È esclusa dagli scopi del GIF ogni e qualsiasi finalità di lucro.


3.1 Il GIF ha l’obiettivo di perseguire lo “Scopo sociale” e di porre in essere tutte le iniziative idonee alla realizzazione dei punti descritti nell’ Art.2.

3.2 Attività Associative

Le Attività Associative coinvolgono tutti gli Associati e possono svolgersi in presenza fisica, da remoto, in modalità streaming via web, e in modalità mista (in presenza e in streaming contemporaneamente)

A titolo esemplificativo, non tassativo, si esplicitano in:

a) Assemblee Generali (Ordinarie e Straordinarie)

L’Assemblea Ordinaria è convocata una volta all’anno ad inizio gestione, le Straordinarie ogni qualvolta se ne ravvisi la necessità, ovvero ogni qualvolta ne faccia richiesta motivata almeno un decimo degli associati.

b) Riunioni del Consiglio Direttivo

Coinvolgono solo i componenti del Direttivo e hanno lo scopo di definire, indirizzare ed armonizzare le attività del Gruppo; la frequenza è funzione delle specifiche necessità.

c) Riunioni operative

Sono convocate dal Coordinatore allo scopo di gestire operativamente le attività. La frequenza è variabile in funzione delle dalle specifiche attività in corso.

3.3 Audit

Gli audit (art. 2.1.b), in ottemperanza alle procedure approvate, sono eseguiti congiuntamente da almeno 2 auditor, Associati del GIF, appartenenti ad Aziende diverse, che siano qualificati secondo le procedure definite dal GIF.

Sono esclusi gli Associati che, pur in possesso dei requisiti richiesti, non sono formalmente delegati tramite l’«Accordo sul programma di audit condivisi su fornitori di materie prime, materiali di confezionamento e servizi influenti sulla qualità» e «Variazioni all’accordo di programma sugli audit condivisi» dalle Aziende aderenti.

La documentazione utilizzata durante la conduzione degli audit è appositamente predisposta ed ufficialmente approvata dal GIF, correttamente identificata e mantenuta aggiornata ai riferimenti normativi.

I rapporti di verifica, previa formale autorizzazione scritta dell’Azienda ispezionata, sono messi a disposizione di tutti gli Associati del Gruppo in modalità controllata, come previsto da apposita procedura, ad esclusione degli Associati non delegati dalle Aziende. I rapporti, una volta recepiti dalle singole Aziende, entrano a far parte del loro Sistema Qualità e possono quindi essere distribuiti alle loro consociate, esibiti in sede di ispezioni interne ed esterne, distribuiti ad autorità ed enti regolatori, nazionali ed esteri, nel caso questi ne facciano domanda.

3.4 Formazione

Sono effettuati interventi formativi per gli Associati su temi specifici inerenti alle attività del Gruppo, che vanno ad aggiungersi al confronto di esperienze, opinioni ed all’aggiornamento continuo sulle norme di riferimento e linee guida. Il Gruppo può avvalersi della consulenza di società esterne per la formazione.

L’obiettivo è la crescita professionale, la sempre maggiore condivisione di conoscenze e l’approfondimento delle varie tematiche. Particolare attenzione è posta alle buone pratiche di fabbricazione.

3.5 Altro

Il GIF potrà inoltre svolgere qualsiasi altra attività lecita inerente agli scopi dell’Associazione.

Il GIF potrà compiere altre operazioni ritenute necessarie e comunque opportune per il conseguimento dell’oggetto sociale.

Il GIF mantiene ed estende contatti con aziende, enti e più in generale con il mondo del lavoro mediante suoi delegati.

È fatto assoluto divieto, salvo diversa disposizione di legge, di distribuire utili, avanzi di gestione, fondi, riserve o capitale, in modo diretto e/o indiretto.


4.1 Possono essere Associati del GIF le persone fisiche che condividono ed accettano le finalità istituzionali del Gruppo e le relative modalità di attuazione purché in rappresentanza di Aziende ed esperti che, a titolo personale, operano nell'ambito delle buone prassi di fabbricazione e della qualità. L’ammissione è subordinata a domanda esplicita, ad approvazione del Direttivo ed al versamento della quota sociale stabilita anno per anno.

4.2 La partecipazione nei diversi settori di attività del GIF è libera ed aperta a tutti gli Associati.

4.3 Il numero degli Associati è illimitato con una soglia minima di dieci Aziende rappresentate.

4.4 Gli Associati si suddividono in:

a) Ordinari: rappresentanti di aziende, nominati tramite la sottoscrizione della “Lettera di accordo sugli audit congiunti”; possono partecipare a tutte le attività del Gruppo, la loro ammissione è subordinata al placet del Direttivo ed al pagamento della quota associativa ordinaria.

b) Straordinari: la Qualifica è conferita esclusivamente dall’Assemblea degli Associati, su proposta del Consiglio Direttivo, per meriti acquisiti nella promozione, valorizzazione e nell’espletamento delle attività del GIF: sono esentati dal pagamento della quota associativa.

4.5 Gli Associati sono tenuti a partecipare alle attività secondo quanto stabilito nell’Art. 5.

4.6 Gli Associati sono eleggibili alle cariche sociali nei modi e nei termini previsti dallo Statuto, possono essere nominati responsabili di una o più organi sociali, fare parte dei sottogruppi che verranno formati nell’ambito dell’Associazione e coordinati dal Direttivo

4.7 Gli Associati hanno facoltà di versare spontaneamente contributi supplementari rispetto alla quota associativa prevista, nel quadro dei normali programmi di sviluppo del Gruppo.

4.8 La quota associativa è versata a titolo personale in rappresentanza dell’azienda e non è trasferibile.

4.9 La quota associativa deve essere versata entro il 31 marzo di ciascun anno.


5.1 La partecipazione alle attività del GIF è aperta a tutti gli Associati Ordinari e Straordinari.

Gli Associati Straordinari non possono partecipare alla esecuzione degli audit ed hanno accesso ai rapporti solo su espresso mandato di un’azienda aderente.

5.2 Per essere ammessi a far parte del GIF occorre presentare domanda al Direttivo, mediante modulistica in uso, reperibile sul sito web del Gruppo, sottoscritta dal richiedente. Il Direttivo, accertato che il richiedente ha i requisiti previsti dallo statuto, procede all’accettazione delle domande. La somma indicata nella attestazione o ricevuta di pagamento allegata alla domanda verrà restituita ove il Direttivo non accolga, per la mancanza dei requisiti, la domanda di associazione.

5.3 Gli Associati si impegnano a partecipare alle attività connesse al raggiungimento degli obiettivi strategici, definiti dagli organi sociali, ad attuare i piani operativi, nel rispetto delle regole condivise, a promuovere e diffondere il GIF, a sostenerne le iniziative, anche all’interno delle aziende di provenienza.

5.4 Gli Associati si impegnano a prestare la propria collaborazione al Direttivo; hanno diritto di partecipare alle Assemblee Ordinaria e Straordinaria; sono eleggibili alle cariche sociali

5.5 Gli Associati, fatto salvo quanto disposto all’articolo 5.1, hanno uguali diritti e non ne potranno vantare di maggiori rispetto ad altri in virtù di una più attiva partecipazione alla vita associativa, da eventuali versamenti di contributi supplementari, dall’aver messo a disposizione beni di varia natura in modo temporaneo o permanente.

5.6 a) Per l’attività svolta non compete alcuna retribuzione agli Associati né a coloro che ricoprono cariche sociali. Il Consiglio Direttivo può tuttavia stabilire di concedere il rimborso delle spese sostenute da Associati o Consiglieri incaricati di svolgere attività in nome e per conto del Gruppo.

b) Nell’ipotesi in cui il Gruppo dovesse promuovere iniziative che comportino attività più onerose e/o rapporti di collaborazione specifici da parte degli Associati, queste saranno regolamentate da specifiche convenzioni che definiranno l’aspetto economico dei rispettivi impegni.

5.7 Gli Associati si impegnano a mantenere comportamenti coerenti con le finalità, le strategie e le attività del GIF, ad utilizzarne le informazioni derivanti in maniera controllata evitando potenziali conflitti di interesse.

5.8 Ciascun Associato Ordinario si impegna a collaborare nella elaborazione, aggiornamento ed attuazione del piano annuale delle verifiche ispettive, si impegna a dare la priorità agli audit GIF e a partecipare almeno ad una ispezione ogni due anni.


6.1 L’esclusione da Associato è prevista per i seguenti motivi:

a) Violazioni delle disposizioni dell’Atto Costitutivo e dello Statuto;

b) Attività in contrasto con le finalità del GIF, ovvero in caso di azioni significative in nome e per conto del Gruppo, senza il preventivo consenso del Direttivo.

c) Totale o parziale inadempienza dei doveri sanciti all’art.5.

d) Mancato pagamento della quota annuale.

e) Mancata partecipazione alle attività ispettive per 3 anni consecutivi (Associato Ordinario).

f) Per qualsiasi motivo, anche non indicato espressamente, che non sia ritenuto congruo con l’appartenenza al GIF, a discrezione del Consiglio Direttivo.

g) L’esclusione, deliberata dal Direttivo a maggioranza semplice, viene ufficialmente notificata all’interessato mediante mail, esplicitandone la relativa motivazione, e riportata nel verbale della prima riunione.

6.2 L’iscritto può rinunciare in qualsiasi momento alla propria posizione di Associato, tramite comunicazione scritta al Consiglio Direttivo.

6.3 In caso di cessazione della delega da parte dell’Azienda, l’Associato e l’Azienda sono tenuti a comunicarlo tempestivamente al Consiglio Direttivo.

6.4 Nei casi sopraindicati l’Associato non ha diritto al rimborso delle quote associative e degli altri contributi eventualmente versati al Gruppo, né ha alcun diritto sul patrimonio del Gruppo.


a) l’Assemblea degli Associati;

b) il Consiglio Direttivo;

c) il Presidente;

d) il Vice-Presidente

e) il Coordinatore;

g) la Segreteria;

h) il Tesoriere/Amministratore.

La rappresentanza legale dell’Associazione spetta al Presidente del Consiglio Direttivo ed in caso di sua indisponibilità o impedimento al Vice-Presidente.


8.1 L’Assemblea, composta da tutti gli Associati, è ordinaria o straordinaria.

8.2 I compiti dell’Assemblea ordinaria sono:

a) Rinnovare, alla loro scadenza naturale, a maggioranza semplice, le cariche sociali.

b) Approvare il bilancio annuale economico-finanziario consuntivo e relativi documenti contabili, predisposti dal Tesoriere/Amministratore.

c) Ratificare la quota associativa annuale definita dal Consiglio Direttivo.

d) Approvare il bilancio preventivo annuo di spesa.

e) Valutare il rendiconto annuale delle attività sociali e culturali dell’esercizio precedente, discutere ed approvare correttivi, direttive, obiettivi, proposte di sviluppo dell’attività sociale.

8.3 I compiti dell’Assemblea straordinaria sono:

a) Approvare le modifiche statutarie;

b) Esercitare il controllo sulle cariche sociali, richiamarle e sanzionarle, in caso di inefficienza e/o irregolarità nella gestione;

c) Esercitare il controllo sui singoli Associati; segnalando al Consiglio Direttivo eventuali comportamenti non congrui con lo Statuto e le finalità del GIF;

d) Deliberare quanto non di competenza della assemblea ordinaria;

e) Deliberare lo scioglimento del GIF.

8.4 Le Riunioni vengono convocate allo scopo di:

a) Aggiornare gli Associati sulle attività ispettive del GIF

b) Favorire la discussione tra gli Associati per evidenziare le difficoltà emerse durante le attività in ambito ispettivo

c) Ratificare procedure, regolamenti interni, documenti operativi, definiti dal Direttivo;

d) Tenere sessioni di formazione per gli associati, condotte anche da enti terzi, autorizzate dal Direttivo

e) Promuovere la creazione di sottogruppi che si occupino di organizzare seminari o redigere articoli di argomenti di interesse per gli Associati


a) L’Assemblea Ordinaria è convocata all’inizio dell’anno solare di esercizio dal Coordinatore, delegato dal Direttivo, con preavviso scritto a ciascun Associato di almeno dieci giorni sulla data fissata.

b) L’Assemblea Straordinaria è convocata con le stesse modalità ogniqualvolta sia necessaria l’approvazione di documenti, stabilire delle attività, informare/aggiornare, anche su richiesta di almeno un quarto degli aventi diritto al voto.

c) Le convocazioni delle assemblee generali e delle riunioni operative avvengono tramite comunicazione scritta in formato elettronico indicando ora, data, luogo e Ordine del Giorno.


a) Hanno diritto di voto nell’assemblea ordinaria e straordinaria tutti gli Associati che risultano regolarmente iscritti al Gruppo.

b) Il diritto di voto può essere esercitato mediante delega formale rilasciata ad altro Associato presente.

c) Ogni delegato non può rappresentare più di cinque Associati deleganti.


a) Per le votazioni si procede con il sistema di un voto “pro capite”.

c) Le delibere dell’Assemblea in seduta ordinaria sono assunte in prima convocazione a maggioranza di voti e con l’intervento di almeno la metà degli associati.

In seconda convocazione a maggioranza assoluta qualunque sia il numero degli intervenuti.

d) Le deliberazioni dell’Assemblea in seduta straordinaria sono assunte con le presenze e le maggioranze previste per le assemblee ordinarie.

Sono invece assunte in prima e seconda convocazione:

- per la modifica dello statuto e per lo scioglimento dell’Associazione a maggioranza di voti e con il voto favorevole di almeno il 66% dei presenti;

e) Le delibere delle Assemblee sono portate a conoscenza degli Associati mediante verbali inviati per posta elettronica. Copia del verbale viene conservata presso la sede del Gruppo.


a) Possono far parte del Consiglio Direttivo tutti gli Associati, qualsiasi associato può avanzare la propria candidatura.

b) Il Consiglio Direttivo eletto a maggioranza semplice dall’Assemblea Ordinaria ed è articolato nelle seguenti aree:

· Presidenza – Rappresentanza legale

· Coordinatore

· Tesoreria

· Documenti e procedure

· Valutazione auditor

· Segreteria

Con un responsabile per ciascuna area, coadiuvato nel compito da altri Associati eletti e facenti parte del Consiglio Direttivo.

Uno stesso membro del Consiglio Direttivo può rivestire altre cariche all’interno del Consiglio stesso.

c) I componenti del Consiglio Direttivo restano in carica tre anni e sono rieleggibili senza limite di mandato.

d) Il Consiglio Direttivo è convocato a cura del Coordinatore.

e) I Coordinatori di eventuali sottogruppi partecipano alle riunioni su convocazione del Direttivo.

f) Le dimissioni di più della metà dei membri del Consiglio Direttivo ne comportano la decadenza e la convocazione di un’assemblea straordinaria per nuove elezioni.


Al Consiglio Direttivo compete la gestione del Gruppo, in particolare ha il compito di:

a) Verificare il Bilancio Economico-Finanziario annuale, predisposto dal Tesoriere/Amministratore.

b) Definire le strategie e gli obiettivi e garantire una gestione coerente.

c) Definire procedure, regolamenti interni, documenti operativi;

d) Approvare strategie per la promozione, lo sviluppo, la formazione e l’accreditamento del GIF e le sinergie con enti o associazioni terze.

e) Indirizzare e supervisionare le attività operative delegate.

f) Sovrintendere all’esecuzione delle delibere assembleari.

g) Approvare l’ammissione o la revoca degli Associati e predisporre le candidature per sostituire i dimissionari dalle cariche sociali.

h) Autorizzare le variazioni di patrimonio (lasciti, donazioni, oblazioni contribuzioni varie).

i) Stipulare contratti inerenti alle attività sociali e culturali.

j) Proporre all’Assemblea le quote associative.


a) In caso di dimissioni o di impedimento permanente di un Consigliere avente le qualifiche di Presidente, Vice-Presidente, Tesoriere o Segretario il Consiglio Direttivo affiderà le funzioni rimaste vacanti ad uno dei Consiglieri eletti

b) Le dimissioni contemporanee della maggioranza assoluta dei Consiglieri provocano automaticamente la decadenza del Consiglio Direttivo.

c) Il Consiglio dimissionario o decaduto, rimane in carica per lo svolgimento della ordinaria amministrazione sino alla elezione del nuovo Consiglio.

d) Entro 90 giorni dalle avvenute dimissioni o dalla decadenza deve essere convocata un’Assemblea Straordinaria per l’elezione del nuovo Consiglio.


La carica è conferita dall’Assemblea degli Associati. È individuato fra gli Associati per personalità, provata autorevolezza, esperienza e prestigio.

a) Resta in carica per 3 anni ed è rieleggibile, senza limitazione di mandati.

b) È il legale rappresentante del Gruppo

c) Collabora alla definizione di strategie ed obiettivi e nelle relazioni esterne.

d) Collabora con il Gruppo nella supervisione delle attività e nelle relazioni esterne.

e) Fa parte del Consiglio Direttivo.

f) La carica di Presidente non prevede il pagamento della quota associativa

g) Può rivestire altre cariche all’interno del Gruppo

h) Sovrintende alla gestione amministrativa ed economica del GIF, di cui firma gli atti.

i) Stipula eventuali contratti connessi alla gestione e all’attività sociale, previa delibera del Consiglio Direttivo.


Viene nominato dal Presidente fra i componenti del Direttivo, resta in carica per 3 anni ed è rieleggibile.

In caso di indisponibilità o impedimento del Presidente gli spettano i suoi compiti compresa la rappresentanza legale dell’Associazione.


Viene eletto a maggioranza semplice fra i componenti del Direttivo, resta in carica per 3 anni ed è rieleggibile.

a) Sovrintende e gestisce le attività operative.

b) Convoca e presiede il Consiglio Direttivo, le Riunioni Periodiche e le Assemblee degli Associati

c) Redige ed invia agli Associati i relativi verbali.

d) È responsabile dell’esecuzione delle delibere e dell’applicazione delle direttive.

e) Organizza e coordina l’attività di stesura ed aggiornamento della documentazione ufficiale.


Il Responsabile della Tesoreria viene eletto a maggioranza semplice dall’assemblea, resta in carica per 3 anni, è rieleggibile.

a) Provvede alla regolare tenuta del libro di cassa e degli altri documenti contabili inerenti all’attività economica del Gruppo.

b) È autorizzato a riscuotere le quote associative, rilasciando regolare quietanza ed a effettuare i pagamenti per i beni acquistati e per i servizi ricevuti.

c) Rende esecutive le delibere per la accettazione di donazioni, oblazioni, lasciti, provenienti da Enti Pubblici e Privati, da altri soggetti non in conflitto di interesse con le finalità del Gruppo.


Il Responsabile della Segreteria viene eletto a maggioranza semplice dall’assemblea.

a) Resta in carica per 3 anni ed è rieleggibile.

b) Mantiene aggiornati gli archivi ed i documenti e si occupa della distribuzione controllata dei report e della documentazione relativa.

c) Si occupa della gestione dei software in dotazione al GIF per la gestione delle ispezioni congiunte e della documentazione

Art. 15 - ISPETTORI (Auditors)

Possono ricoprire l’incarico tutti gli Associati sulla base delle specifiche conoscenze, capacità, qualifiche, secondo i criteri definiti dal GIF ed in funzione delle deleghe delle rispettive aziende. Sono esclusi i soggetti singoli o persone comunque potenzialmente titolari di conflitti di interesse con l’attività ispettiva.


16.1 Il Tesoriere/Amministratore, in collaborazione con il Rappresentante Legale del Gruppo, provvede alla compilazione del rendiconto economico e finanziario annuale, che sarà sottoposto all’esame del Consiglio Direttivo.

16.2 Il contenuto del rendiconto deve essere chiaro e trasparente, dovrà evidenziare le entrate e le spese generali, oltre a quelle relative alle attività di raccolta fondi di cui all’art.18.

16.3 Il rendiconto annuale economico e finanziario è sottoposto dal Consiglio Direttivo all’approvazione dell’Assemblea ordinaria degli Associati. Qualora il Consiglio Direttivo ne ravveda la necessità, al rendiconto sarà allegata una relazione illustrativa delle risultanze contabili.

16.4 Il rendiconto deve essere approvato entro sei mesi dal termine dell’anno solare cui si riferisce il rendiconto stesso.

16.5 Il rendiconto e la relazione illustrativa saranno inviati agli Associati almeno 15 giorni prima della data fissata per la convocazione dell’Assemblea Ordinaria di approvazione, in modo che ciascun Associato ne possa prendere opportuna visione.

16.6 I rendiconti approvati con i relativi allegati saranno mantenuti presso la sede dopo la delibera di approvazione ed inviati agli Associati insieme al verbale dell’’Assemblea.

16.7 L’Assemblea delibera la predisposizione del bilancio preventivo, qualora lo ritenga necessario in relazione alle dimensioni raggiunte dall’attività svolta dal Gruppo, ovvero qualora lo ritenga comunque opportuno. La redazione del bilancio preventivo è a cura del Consiglio Direttivo e del Tesoriere.

16.8 L’esercizio sociale coincide con l’anno solare.


Le entrate necessarie per la copertura delle spese sostenute o da sostenere per il funzionamento del Gruppo sono le seguenti:

a) Quote ordinarie degli Associati.

b) Entrate derivanti da eventuali lasciti e donazioni.

c) Erogazioni e contributi conseguenti a stanziamenti dello Stato, delle Regioni, degli Enti Locali e di altri Enti Pubblici e/o Privati.

d) Entrate derivanti da raccolte pubbliche occasionali, anche a seguito dell’offerta ai sovventori di beni e servizi di modico valore, purché questi siano offerti in concomitanza di celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione.


Il patrimonio del Gruppo è costituito dalle entrate derivanti dalle contribuzioni dei Soci Fondatori versate al momento della costituzione del Gruppo, dalle altre entrate di cui all’art.18 e dai beni e diritti che con le entrate sono stati acquistati o acquisiti per il raggiungimento degli scopi sociali.


19.1 Il Gruppo viene sciolto nel caso in cui il numero delle Aziende aderenti risulti essere inferiore a 10.

19.2 L’Assemblea Straordinaria che delibera lo scioglimento incaricherà il Consiglio Direttivo, in carica, della chiusura di tutte attività del Gruppo e della relativa liquidazione.

19.3 In caso di scioglimento del Gruppo, tutto il patrimonio dello stesso, esistente alla data, sarà devoluto ad altre organizzazioni che perseguono finalità uguali o simili o a fini di pubblica utilità, sentito l’organismo di controllo previsto dalla legge, ovvero sarà diversamente devoluto in conformità a prevalenti disposizioni di legge.

19.4 Per tutto quanto non previsto dal presente Statuto si farà riferimento alle leggi e regolamenti dello Stato in materia specifica.

APPROVATO dall’Assemblea Straordinaria degli Associati GIF il 10 febbraio 2021